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Microsoft-Lizenzen

Microsoft ist einer der weltweit größten Softwarehersteller und bietet ein breites Spektrum an Produkten – von Windows über Office bis hin zu Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 oder Azure. Um diese Produkte rechtlich korrekt zu nutzen, werden sogenannte Lizenzen benötigt. Sie regeln, wer was, wie lange und auf wie vielen Geräten verwenden darf.

Warum sind Microsoft-Lizenzen wichtig?

• Rechtssicherheit: Nur lizenzierte Software schützt Unternehmen vor rechtlichen Risiken (z. B. bei Audits).

• Zugang zu Updates & Support: Sicherheitsupdates, neue Funktionen und Microsoft-Support gibt es nur bei gültigen Lizenzen.

• IT-Sicherheit: Original-Software reduziert das Risiko von Malware oder Sicherheitslücken.

• Kostenkontrolle: Richtiges Lizenzmanagement vermeidet unnötige Ausgaben.

Welche Daten werden benötigt?

ESD:

Muss über api bfs/COS fakturiert werden. Da muss Limit verfügbar sein und eine ZB ungleich BAR. Faktura: Immer auf den VM!

CSP: Kann nicht über die WaWi gebucht werden, Kunde muss sich in der api-Cloud registrieren!

Wir übernehmen dann ab da: Faktura Immer auf den VM! Open-NL – seit 01.01.2022 nur noch über CSP buchbar

Welche Lizenztypen gibt es?

Je nach Produkt, Einsatzzweck und Unternehmensgröße unterscheidet Microsoft verschiedene Lizenzarten. Die wichtigsten findest du hier:

1. OEM-Lizenzen (Original Equipment Manufacturer)

• Wird direkt mit neuer Hardware (z. B. PC oder Laptop) ausgeliefert.

• Typisch für: Windows 11 oder Office Home & Student, vorinstalliert auf Geräten.

Merkmale:

o Günstig, aber nicht übertragbar (an das Gerät gebunden).

o Kein Anspruch auf kostenlose Upgrades auf neue Versionen.

• Zielgruppe: Privatnutzer, kleine Unternehmen.

2. Retail-/Einzelplatzlizenzen (FPP = Full Packaged Product)

• Werden einzeln gekauft (im Laden oder online), z. B. als Key oder Box.

• Typisch für: Microsoft Office Home & Business, Windows Pro.

Merkmale:

o Einmalige Zahlung, keine Abo-Kosten.

o Meist auf einen Nutzer oder ein Gerät begrenzt, aber oft übertragbar.

Zielgruppe: Einzelpersonen, Selbstständige, kleine Unternehmen.

3. Volumenlizenzen (Volume Licensing)

• Speziell für mittelgroße bis große Unternehmen oder Organisationen.

• Ermöglichen den zentralen Erwerb und die Verwaltung mehrerer Lizenzen über einen Rahmenvertrag.

Typische Programme:

o Microsoft Open License (auslaufend)

o Open Value / Open Value Subscription

o Microsoft Enterprise Agreement (EA) – für sehr große Unternehmen

o MPSA (Microsoft Products and Services Agreement)

Merkmale:

o Günstiger pro Lizenz, je nach Stückzahl.

o Oft mit Software Assurance kombinierbar (siehe unten).

o Aktivierung über zentrale Tools (z. B. KMS, MAK).

Zielgruppe: Unternehmen mit mindestens 5–250+ Geräten oder Usern.

4. Abonnementbasierte Lizenzen (Subscription Licensing) Diese Lizenzform wird immer beliebter – insbesondere durch den Wechsel in die Cloud. Bekannte Produkte:

• Microsoft 365 (ehemals Office 365): Abo mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook + Teams, OneDrive usw.

• Dynamics 365: Business-Anwendungen für CRM und ERP.

• Visual Studio Subscriptions: Entwicklerwerkzeuge inkl. Azure-Guthaben.

• Windows 365: Cloud-PCs im Abo-Modell.

Merkmale:

• Nutzung gegen monatliche oder jährliche Gebühr.

• Immer aktuelle Versionen und regelmäßige Updates.

• Zugriff von mehreren Geräten – häufig lizenzbasiert pro Benutzer statt Gerät.

Vorteile:

• Flexibilität (User hinzufügen/entfernen).

• Kalkulierbare Kosten.

• Cloud-Funktionen inklusive (z. B. Exchange Online, SharePoint Online).

5. Software Assurance (SA)

• Erweiterung zu Volumenlizenzen – bietet zusätzlichen Nutzen:

o Upgrade-Rechte auf neue Versionen

o Home-Use-Programm

o Support-Optionen & Schulungen

o Lizenzmobilität (z. B. für virtuelle Server oder Cloud-Migration)

Zielgruppe: Unternehmen mit langfristigem Bedarf und zentralem IT-Management.

6. Client Access Licenses (CALs)

Für Serverprodukte wie Windows Server, Exchange Server, SQL Server usw. reicht es nicht, nur den Server zu lizenzieren – es werden zusätzlich sogenannte CALs benötigt:

• User CAL: pro Benutzer

• Device CAL: pro Gerät

Beispiel: Wenn 50 Mitarbeitende auf einen Exchange Server zugreifen sollen, braucht man 50 User CALs – oder eine Kombination mit Device CALs, je nach Nutzung.

7. Cloud Solution Provider (CSP)-Lizenzen

• Lizenzen über einen Microsoft-Partner, meist mit Zusatzleistungen.

Besonders interessant für KMUs, da:

o keine Mindestanzahl nötig

o flexible Abrechnung (monatlich/jährlich)

o Partner übernimmt Verwaltung, Support & Beratung

Tipp: Viele Unternehmen nutzen heute CSP-Partner statt direkt bei Microsoft zu kaufen – gerade für Microsoft 365.

Praktische Tipps für Unternehmen

• Zentrale Verwaltung: Nutzt Lizenzverwaltungstools wie Microsoft Admin Center oder SAM-Tools (Software Asset Management).

• Regelmäßige Prüfung: Lizenzinventuren vermeiden Unter- oder Überlizenzierung.

• Schulung & Awareness: Klärt Mitarbeitende über richtige Nutzung auf.

• Dokumentation & Verträge: Lizenznachweise und Rechnungen gut aufbewahren – wichtig bei Audits.